MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN

MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberikan manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seirang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.

            Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :

1.       1.  Mengetahui maksud dan tujuan perjalanan dinas.

2.      2. Menagtur jadwal perjalanan dan pertemuan.

3.      3. Mengatur tanggal keberangkatan.

4.       4.  Mengurus akomodasi (transportasi dan penginapan).

5.       5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.

6. Mempersiapkan keperluan keuangan. 

            Perencanaan yang baik dari seorang sekretaris sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan.

             Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.

             Yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :

1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan

atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.

2. Paspor

               Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.

               Syarat - syarat membuat laporan adalah :

1. Akte Kelahiran

2. Karu Keluarga

3. KTP ( Keterangan warga negara).

3. Visa.

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.

4. Yellow Card (Kartu Kesehatan)
            Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri.

5. Keuangan
            persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi.

Langkah-Langkah Pengelolaan Surat Masuk

 Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk	Nomor Urut Agenda	Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk	Alamat Pengirim	Hal	Lampiran	Isi Disposisi	Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

 Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, karena surat mempunyai fungsi dan peranan penting dalam sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta kendala yang dihadapi oleh Dipenda Prov. Jateng dalam pengelolaan suratnya dan langkah apa yang telah ditempuh untuk mengatasi kandala yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Dipenda Prov. Jateng, serta untuk merngetahui kandala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat dan langkah apa yang telah dilakukan untuk menanggulangi kendala yang ada.

Lokasi penelitian ini adalah pada Sub Bagian Umum Kantor Dipenda Prov. Jateng, adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Data yang terkumpul dievaluasi dengan metode analisis deskriptif.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada kantor Dipenda Prov. Jateng Prosedur Pengelolaan surat masuk maupun surat keluarnya menggunakan asas sentralisasi, sedangkan dalam pencatatannya Dipenda mengunakan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali, adapun pengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman surat. Pada Dipenda pengelolaan suratnya masih mengalami beberapa kendala yaitu kurangnya pemahaman pegawai tentang prosedur pengelolaan surat yang efektif dan efisien serta terdapatnya penumpukan surat masuk pada sub bagian umum.

Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat pada kantor Dipenda Prov. Jateng masih terdapat ketidak sesuaian dengan ketentuan petunjuk teknis prosedur pengelolaan surat yang ada hal ini dapat dilihat pada ketidak pemakaian kartu kendali pada surat keluar. Berdasarkan hasil penelitian pada Dipenda Prov. Jateng maka penulis memberikan saran sebagai beikut : diharapkan Dipenda untuk segera menambah personil pada bagian pengelolaan surat, memberikan pengarahan dan pelatihan mengenai pengelolaan surat yang efektif dan efisien.

Sekretaris Profesional

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1.      Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah   tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.      Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.      Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4.      Tahu Teknoiogi

“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5.      Tahu Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6.      Harus Bisa Bahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7.      Mempelajari Karakter Bos

Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8.      Mempunyai Etika yang Baik.

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9.      Pandai Berbicara di Depan Publik

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL

1.       Latar Belakang Permasalahan

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :

§     Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§     Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§     Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§     Terampil dalam mengelola kantor
§     Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§     Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”

2.       Permasalahan

Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

-          Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

-          Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi

-          Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi

-          Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

-          Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

-          Tanggung jawab dalam bekerja

-          Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3.       Pembahasan Permasalahan

Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

§    Definisi Sekretaris

Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia

Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia

Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :

§   Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§   Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :

1.      Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1.   Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2.   Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3.   Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

2.      Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi.

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin.

3.      Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.

Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

4.      Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1.      Tugas Administrasi

  § Korespondensi
  § Filling
  § Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
  § Mengurus surat masuk dan surat keluar
  § Travel Arrangements
  § Organize meeting
  § Making appointments
  § Handling all confidential matters

2.      Tugas Receptionis

§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak

    diharapkan
  § Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3.      Tugas Keuangan
 § Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
 § Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
 § Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
 § Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4.      Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order

   Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dsb.

           § Menterjemahkan
           § General Affair duties

   Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur,  

                        menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.

Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

1.      Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh

seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling

2.      Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi

3.      Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

          Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team

   à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup

      mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinkin

  Komponen yang positif pada first impression :

  § Sebut nama lawan bicara Anda  
  § Sambut tamu di pintu ruang Anda

  § Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu

  § Salam dan mengulurkan tangan

  § Jangan bicara terlalu pesan / keras

  § Tunjukkan keramahan kepada setiap orang

3.      Good reminder :

          Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun   

    pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

4.      Discrete :

à  Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui   

    kepada orang lain yang tidak berkepentingan

5.      Tactful :

à  Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat

    berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6.      Tanggung jawab dalam bekerja

      Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

      Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

      Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7.      Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

      Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

      Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

      Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

§    Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

§    Pengetahuan akan produk dari perusahaan

§    Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

§    Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

        Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan     pengetahuan diantaranya adalah :

§      Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat

        kabar dan media elektronik

§      Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§      Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

        Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

§      Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

§      Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan 

        (pengendalian emosi)

§      Memahami emosi orang lain

        Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

§      Pengambilan keputusan

§      Kepemimpinan
§      Kepuasan pelanggan

§      Kerjasama dan saling percaya

4.       Kesimpulan

                           Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :

-  Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula

   Ernawati)

- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)

- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)

- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny

   Rantee)

How to Become a ProSec (Professional Secretary)

Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?

Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.

Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.

1.      Sekretaris sebagai duta

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?

2.      Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.

3.      Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa

nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.

4.      Sekretaris sebagai humas

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.

Professional Secretary

Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.

Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.

Objective :

1.      Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris

2.      Memahami proses komunikasi dalam organisasi

3.      Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis

4.      Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan

Outline :

1.       TOTAL IMAGE FOR SECRETARY
* Pentingnya Kepercayaan Diri
* Berfikir dan bersikap Positif
* Membangun Citra Diri

2.      KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
* Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
* Peran sekretaris dalam komunikasi Organisasi
* Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
* Komunikasi antara pribadi

3.      TEKNIK MENGELOLA WAKTU SECARA EFFEKTIF
* Stress Waktu
* Analisis Kegiatan Kerja dan permasalahan yang dihadapi
* Meningkatkan Efektivitas penggunaan waktu kerja

4.      TEKNIK MENGELOLA PERTEMUAN BISNIS
* Macam-macam Pertemuan Bisnis
* Mempersiapkan Pertemuan Bisnis
* Pelaksanaan dan Tindak Lanjut dan Pertemuan Bisnis

CITRA SEKRETARIS DAN PERANNYA TERHADAP PERUSAHAAN

Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah Perempuan, Energik dan Gaul.

Sekretaris lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.                                                                                                    Sekretaris juga selalu identik dengan Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.
Selain itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata.                                                      Kita sering mendengar orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya, kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?                                                                                                                                 Kata-kata ini sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional.                                                      

Sangat dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya, hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.                                                                                                                           Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.                     Menurut Maryudi dalam bukunya kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman). Jika melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang berbeda berdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya terhadap lingkungannya.                                Disinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercermin                                                                                                                                 Hingga pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.

Secretary: Become a Professional Secretary in 5 Steps

A Professional Secretary organizes an office and make sure that it flows smoothly. The tasks for a Professional Secretary vary widely - from filing to scheduling appointments. For entry-level jobs, only a high school diploma or GED is required.

Step 1: Researching a Professional Secretary's Career Duties and Education               Most Professional Secretaries perform clerical work. This can include planning and scheduling meetings and appointments, organizing paper and electronic files, managing projects and contacting clients or other businesses using the telephone, mail, websites and e-mail. They should know how to use fax machines, photocopiers, scanners and videoconferencing and telephone systems. They should have excellent interpersonal skills and be able to deal with different types of people. A Professional Secretary can learn many of their responsibilities on the job. To advance more quickly they can take individual classes or longer degree programs at vocational schools.

Step 2: Begin a career as a Secretary by Earning an Associate's Degree             A degree is not necessary to become a Professional Secretary. However, those wishing to jumpstart their careers can earn an associate's degree in administrative assisting. Often this includes learning certain computer programs and office procedures.

Step 3: Specialize in a Secretarial Degree                                                                           Those wishing to be a specific type of Professional Secretary can take further courses or pursue more specialized degree options. The most common areas of specialization are as a legal secretary or a medical secretary. Legal secretaries need to earn an associate's degree in paralegal studies, also called an associate's degree in a legal secretary. Those interested in health care can earn an associate's or bachelor's degree in medical assisting.

Step 4: Earn Licensing and Certification to Become a Professional Secretary               No specific certification is required to become a secretary. However, some organizations offer certifications that make an applicant more marketable. These include the International Association of Administrative Professionals, the National Association of Legal Secretaries and Legal Secretaries International. These designations include becoming a Certified Professional Secretary or a Certified Administrative Professional.

Step 5: Apply for a Job as a Professional Secretary                                              Secretaries find employment in any type of office, both public and private. Most employers require exceptional organizational skills, familiarity with Microsoft Office and good interpersonal skills. Specialized secretaries must be familiar with the type of business in which they are working. Industry-specific academic work or previous experience is necessary.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1.      Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2.      Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3.      Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.