Kamis, 06 Oktober 2011

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR DINAS PENDAPATAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH


 Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, karena surat mempunyai fungsi dan peranan penting dalam sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta kendala yang dihadapi oleh Dipenda Prov. Jateng dalam pengelolaan suratnya dan langkah apa yang telah ditempuh untuk mengatasi kandala yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Dipenda Prov. Jateng, serta untuk merngetahui kandala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat dan langkah apa yang telah dilakukan untuk menanggulangi kendala yang ada.
Lokasi penelitian ini adalah pada Sub Bagian Umum Kantor Dipenda Prov. Jateng, adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Data yang terkumpul dievaluasi dengan metode analisis deskriptif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada kantor Dipenda Prov. Jateng Prosedur Pengelolaan surat masuk maupun surat keluarnya menggunakan asas sentralisasi, sedangkan dalam pencatatannya Dipenda mengunakan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali, adapun pengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman surat. Pada Dipenda pengelolaan suratnya masih mengalami beberapa kendala yaitu kurangnya pemahaman pegawai tentang prosedur pengelolaan surat yang efektif dan efisien serta terdapatnya penumpukan surat masuk pada sub bagian umum.
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat pada kantor Dipenda Prov. Jateng masih terdapat ketidak sesuaian dengan ketentuan petunjuk teknis prosedur pengelolaan surat yang ada hal ini dapat dilihat pada ketidak pemakaian kartu kendali pada surat keluar. Berdasarkan hasil penelitian pada Dipenda Prov. Jateng maka penulis memberikan saran sebagai beikut : diharapkan Dipenda untuk segera menambah personil pada bagian pengelolaan surat, memberikan pengarahan dan pelatihan mengenai pengelolaan surat yang efektif dan efisien.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar