MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberikan manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seirang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. 1. Mengetahui maksud dan tujuan perjalanan dinas.
2. 2. Menagtur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. 3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. 4. Mengurus akomodasi (transportasi dan penginapan).
5. 5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik dari seorang sekretaris sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
Yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan
atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa.
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi.
